Kontrola Skarbowa lub ZUS może pojawić się w firmie nagle, a jednym z pierwszych punktów zainteresowania inspektorów jest dokumentacja. Nieprawidłowości w archiwizacji mogą skutkować sankcjami, ale także utratą wiarygodności. Jak zatem przygotować się na taką wizytę, by nie dać się zaskoczyć i mieć wszystko pod kontrolą? Odpowiedź znajdziesz w tym artykule.
Jak długo należy przechowywać dokumenty?
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach określa ogólne zasady przechowywania określonych typów dokumentów. W przypadku dokumentacji pracowniczej duże znaczenie ma art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, a dla dokumentów księgowych – znowelizowana w 2019 roku ustawa o rachunkowości. Jeśli chodzi o dokumenty związane z ZUS-em, ważny jest art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
W przypadku akt osobowych pracowników obowiązują następujące terminy:
- zatrudnieni do 31.12.1998 r. – 50 lat;
- zatrudnieni w latach 1999-2018 – 50 lat, jeśli pracodawca nie złożył wniosku do ZUS (RIA), a gdy to zrobił – 10 lat;
- zatrudnieni od 01.01.2019 r. – 10 lat, pod warunkiem złożenia odpowiednich oświadczeń do ZUS.
W odniesieniu do dowodów księgowych, ewidencji i faktur, zazwyczaj obowiązuje termin 5 lat. Jeśli chodzi o listy płac, karty wynagrodzeń czy umowy ze składką ZUS, obowiązuje 50 lat i nie ma znaczenia okres zatrudnienia.
Warto pamiętać: okres przechowywania należy liczyć nie od daty wystawienia dokumentu, tylko końca roku, w którym go wygenerowano.
Nie musisz organizować archiwum w swojej siedzibie. Przedsiębiorcy, którzy nie chcą zatrudniać archiwisty ani obciążać pracowników dodatkowymi zadaniami, mogą skorzystać ze wsparcia firmy zajmującej się obsługą archiwów zakładowych. Takie usługi od ponad 20 lat realizuje Rhenus Office Systems Poland. Zakres rozwiązań dostępnych dla firm opisano tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/.
Jak się przygotować do kontroli skarbowej lub kontroli z ZUS?
Kontrolera ZUS będzie interesować przede wszystkim lista płac, dokumenty związane z zatrudnieniem i wypłatą wynagrodzeń. Ustali, czy składki były poprawnie naliczane i odprowadzane. Weryfikacji podlega także kwestia zgodności wykonywanej pracy z rodzajem zawartej umowy. Natomiast Urząd Skarbowy interesują głównie faktury, rozliczenie podatku PIT, umowy i dokumentacja prawna.
Aby kontrola przebiegła płynnie, dokumentacja powinna być posegregowana i prawidłowo zaklasyfikowana. Jeśli w archiwum znajdują się sterty nieposegregowanych dokumentów, to czas, aby je odpowiednio opisać i zaindeksować. Przygotuj je wcześniej, upewnij się co do ich odpowiedniej numeracji i dotrzymania okresu przechowywania. Być może trafisz na takie, które możesz zniszczyć. Problem pojawia się, jeśli nie odnajdujesz dokumentów, które będą kontrolowane.
W przypadku gdy w wyznaczonym terminie nie okażesz kontrolerom dokumentów, zgodnie z art. 262 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej zostanie na Ciebie nałożona kara w wysokości 3700 zł. Nie jest to maksymalny wymiar sankcji, jakie grożą w takim przypadku, a wszystko zależy od interpretacji organu kontrolującego.
Aby uniknąć takiej sytuacji, podejmij współpracę z Rhenus Office Systems Poland. To firma, która zadba o porządek w dokumentach, odpowiednio je sklasyfikuje i zaindeksuje. O całym procesie przeczytasz więcej na stronie firmy: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/dokumenty-ksiegowe/.
Dzięki współpracy z zaufanym partnerem przygotowanie do kontroli nie będzie dla Ciebie stresujące. Masz pewność, że w dokumentacji panuje porządek i bez problemów do niej dotrzesz.
