Każda firma, bez względu na rodzaj i skalę działalności, przetwarza dokumenty. Końcowym etapem tego procesu jest utylizacja, która w wielu miejscach nie odbywa się zgodnie ze sztuką. Dlaczego niszczenie dokumentów jest ważne i jak należy robić to prawidłowo?
Niszczenie dokumentów – obowiązek każdego przedsiębiorcy
Dokumenty firmowe zawierają różnego typu informacje chronione prawnie. Są to na przykład dane osobowe, tajemnica handlowa, dane niejawne. Przedsiębiorca, który wchodzi w ich posiadanie, z mocy prawa staje się administratorem. Od tego momentu to na nim spoczywa odpowiedzialność w przypadku ewentualnego wycieku danych. Dopiero zgodne z wytycznymi niszczenie dokumentów Warszawa pozwala ją z siebie zdjąć. Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest niszczyć dokumenty w taki sposób, aby odtworzenie zawartych w nich informacji nie było możliwe. Dlatego też z prawnego punktu widzenia prawidłowa utylizacja jest tak istotna. Niestety, w wielu firmach wciąż panuje przekonanie, że wystarczy umieścić papier biurowej niszczarce, aby dopełnić obowiązku.
Jak prawidłowo niszczyć dokumenty?
Procedura niszczenia dokumentów firmowych zależy od nośnika danych. Papier umieszczamy w specjalnych niszczarkach przemysłowych, które dostosowane są do niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe i inne niejawne. Dyski twarde, płyty i inne nośniki danych elektronicznych należy zdemagnetyzować, a następnie zutylizować resztki. W procesie prawidłowego niszczenia dokumentów nie można zapomnieć o:
- utylizacji dokumentacji przedawnionej lub niepotrzebnej – nie można niszczyć tych dokumentów, które zgodnie z przepisami wciąż musimy przechowywać,
- bezpiecznym transporcie – dotyczy przewożenia dokumentów do miejsca docelowego,
- bezpiecznym przechowywaniu – od momentu przedawnienia do momentu zniszczenia,
- wyznaczeniu osób odpowiedzialnych za przygotowanie, transport i utylizację – nie mogą być to przypadkowi pracownicy, którzy nie posiadają wiedzy ani doświadczenia.
Nieprawidłowe niszczenie dokumentów – konsekwencje prawne
Niszczenie dokumentów zgodnie ze sztuką to wymóg prawny. Niewywiązanie się z obowiązku skutkujące wyciekiem danych naraża przedsiębiorcę na karę finansową w wysokości do 10 lub 20 mln euro bądź od 2 do 4% całkowitego rocznego obrotu firmy z poprzedniego roku – takie rozwiązanie wprowadza RODO. Tymczasem ujawnianie dokumentów zawierających dane tajne lub ściśle tajne zagrożone jest karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. Warto więc mieć świadomość, że prawidłowe niszczenie dokumentów to nie wymysł, a realny obowiązek. Przedsiębiorcy muszą też pamiętać o przepisach dotyczących ochrony środowiska w kontekście utylizacji resztek nośników danych. Te same procedury dotyczą zarówno małych firm, jak i międzynarodowych korporacji. Nie ma więc znaczenia, ile dokumentów przetwarza podmiot, a raczej jakie dane zawiera choćby pojedynczy dokument. Brak wytycznych, wiedzy i świadomości to powszechne problemy, które mogą skutkować wyciekiem danych chronionych prawnie.
