Outsourcing usuwania niepotrzebnej dokumentacji ma wiele zalet – pozwala zaoszczędzić czas, uniknąć zakupu drogich niszczarek przemysłowych, daje gwarancję, że podczas utylizacji wrażliwe dane nie dostaną się w niepowołane ręce. Jak wybrać solidną firmę, która przeprowadzi niszczenie dokumentów? Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę.
Doświadczenie ma znaczenie
Firma oferująca niszczenie dokumentów działająca od kilku czy kilkunastu lat będzie mogła pochwalić się dużym doświadczeniem w utylizacji archiwów. Żadne zlecenie nie okaże się dla niej zbyt dużym wyzwaniem, niezależnie od tego, czy trzeba usunąć setki ton papierowych dokumentów, czy też zniszczyć nośniki innego rodzaju. Z pewnością zdążyła wypracować odpowiednie procedury i nic nie pozostawia przypadkowi.
Ponadto firma od wielu lat obecna na rynku nie może sobie pozwolić na potknięcia, które mogłyby zniszczyć jej reputację. Dlatego będzie dokładać wszelkich starań, by utrzymać ciężko wypracowany sukces.
Niszczenie dokumentów zgodnie z obowiązującymi normami
Proces utylizacji dokumentów musi przebiegać zgodnie z ustalonymi normami. Nie ma tu miejsca na dowolność czy działanie według widzimisię pracowników. Pracę firmy niszczącej dokumenty normuje system jakości PN – EN ISO 9001:2015. Wymogi i obowiązki związane z bezpiecznym usuwaniem dokumentacji w postaci papierowej i nośników danych określa norma DIN 66399.
Podczas pierwszej rozmowy z przedstawicielem firmy niszczącej dokumenty warto zapytać, do jakich norm stosują się pracownicy podczas swojej pracy. Podanie konkretnych norm to dobry znak. Jeśli jednak w odpowiedzi usłyszysz, żeby się nie martwić, bo wszystko będzie dobrze, lepiej rozejrzeć się za innym usługodawcą.
Sprawdź referencje
Zanim zdecydujesz się współpracę z konkretną firmą, sprawdź, co mówią o niej jej dotychczasowi klienci. Niektórzy usługodawcy zamieszczają na swoich stronach internetowych referencje. Warto się z nimi zapoznać. Duża liczba pozytywnych opinii świadczy o tym, że firma poważnie traktuje swoje obowiązki i wypełnia je bez zarzutu. Możesz również zasięgnąć opinii kolegów z branży i znaleźć specjalistów do niszczenia dokumentów z polecenia.
Czy firma niszcząca dokumenty wystawia certyfikat?
Przed podpisaniem umowy z daną firmą upewnij się, że otrzymasz certyfikat potwierdzający zniszczenie dokumentów. Będzie on dowodem na to, że akta, księgi rachunkowe czy faktury zostały zutylizowane zgodnie z obowiązującymi normami. Pamiętaj, że prawidłowa utylizacja dokumentów to jeden z wymogów RODO, a niedopatrzenia i błędy w tym zakresie mogą skutkować nałożeniem kar finansowych. W razie kontroli lub audytu związanego z ochroną danych osobowych w Twojej firmie, możesz okazać taki certyfikat odpowiednim organom.
Wybór rzetelnej firmy do niszczenia dokumentów daje pewność, że cały proces przebiegnie zgodnie z obowiązującymi normami, a dane osobowe i poufne informacje nie zostaną ujawnione. Zanim więc podpiszesz umowę o utylizację dokumentacji, zadaj przedstawicielowi firmy kilka pytań, dzięki którym upewnisz się, że masz do czynienia z profesjonalistami.
